Optimiser ses e-mails professionnels

En présentiel ou en distanciel

Objectifs

• Préparer le contenu de son message en choisissant uniquement les informations pertinentes
• Structurer son message en fonction de l’objectif de communication.
  • soulever un problème
  • répondre à un problème
  • informer
  • laisser une trace
• Rédiger aisément des contenus clairs, concis, concrets et courtois.
• Limiter tout risque d’interprétation via le choix des mots et des connecteurs
• Utiliser à bon escient les formules d’appel et de fin en fonction de la situation et de l’interlocuteur.
• Optimiser la mise en page pour être encore plus impactant, convaincant.

Thèmes développés

Communiquer par e-mail tant en interne qu’envers l’extérieur

• Rappels des éléments clés de toute communication (Emetteur, message, récepteur, code, canal, feed-back)
• Questions essentielles en amont :  pour quoi, pour qui ?
• S’interroger sur ce qu’on sait du ou des destinataires (objectifs, motivations, freins, expériences, etc.)
• Présenter le problème et/ou l’information en se mettant à la place du ou des destinataires

Construire un e-mail

• Sensibilisation à l’A.T (Analyse Transactionnelle) et aux 3 rôles possibles pour choisir ses mots et arguments
  • Enfant = émotion
  • Parent = jugement
  • Adulte = fait
• Importance du champ « objet » : 1ère clé d’entrée
• Organisation des idées, structure en fonction de l’objectif visé :

• Répondre à un problème,
• Soulever un problème
• Informer
• Laisser une trace

• Paragraphes = une idée
• Mots de liaison en début de paragraphes pour rester maître(sse) de son écrit

Rédiger un e-mail en respectant les 4 C : concret, clair, concis, courtois

• Prise de conscience des risques d’interprétations

• Opter pour le réflexe digne de l’écoute active (appeler ou oser un mail de demandes de précisions en mentionnant l’ambiguïté relevée)
• Rédiger Concret
  • Quantifier
  • Dater
  • Donner des références, des exemples
• Rédiger Concis
  • Rédiger des phrases de moins de vingt mots
  • Limiter les « qui », « que » et les négations
  • Choisir des synonymes plus courts

• Rédiger Clair
  • Ponctuation
  • Coordination
  • Pronoms
  • Acronymes et jargon à « traduire »

• Rédiger Courtois
  • Choix des formules d’appel et de fin
  • Langage choisi

Soigner la mise en forme

• Choix de la police
• Utilisation judicieuse des outils de mise en évidence (couleurs, souligner, encadrer, etc.)
• L’importance des paragraphes et des passages à la ligne appropriés
• Construire des listes CHOC (chapeautée, homogène, organisée, concise)

Méthodes mobilisées

• Méthodes pédagogiques : alternance de théorie et d’exercices pratiques
• Mise à disposition d’un support pédagogique à l’issue de la formation

Modalités d’évaluation  : La formatrice évalue les acquis en utilisant des exercices pratiques à la fin de chaque séquence pédagogique et un exercice pratique de synthèse et un QCM en fin de formation.

 Public : toute personne souhaitant améliorer l’efficacité de ses e-mails

 Prérequis : aucun

 Durée : 1 jour

 Modalité : en présentiel ou en distanciel en groupe de 8 stagiaires maximum

 Délai d’accès : suite à votre préinscription à la formation, il existe un délai moyen de mise en œuvre d’un mois

 Tarif pour  7 heures en intra :  1600 euros pour un groupe allant jusqu’à 8 personnes

 

V3 02/2024